Memoria de actividades 2015: Un documento extremadamente útil.

La Memoria de Actividades es uno de esos documentos que toda organización o entidad debería tener pero que, en muchas ocasiones, al ser entidades de reducido presupuesto no se ven obligadas por ley a elaborar una. Pero olvidan que una Memoria de Actividades les puede abrir las puertas a una subvención, a la adquisición de nuevos socios, o incluso, un nuevo colaborador. En esta entrada de blog no vamos a entrar en cuestiones legales de quién o quién no debe realizar una Memoria de Actividades junto con, por ejemplo, el Balance de Cuentas (para esos temas os derivamos a nuestra asesora en temas legales Soraya Chiva) pero sí que os invitamos a que realices una (si todavía tu Organización, Asociación, etc no tiene ninguna) porque crear un documento en el que se recopile toda la información y actividades de la organización puede ser una tarea bastante fácil y muy útil.

La Memoria de Actividades es un documento, en el que queda recogido los resultados y el desarrollo de los proyectos realizados durante un año por una Asociación, ONG, Fundación, Institución, etc. Para ello se debe recoger los datos cuantitativos y cualitativos de las actividades o proyectos realizados durante dicho año. A este trabajo nos ayuda, si hemos hecho los deberes, la elaboración de unas pequeñas fichas de actividades o proyectos en el momento de su realización, y que luego englobaremos en la Memoria de Actividades final.

Qué NO es una memoria de actividades

No es un catálogo de servicios. Sí debemos introducir de manera resumida y breve una descripción, los valores y áreas en las que trabaja nuestra Asociación, Fundación, etc.. pero una memoria no tiene la función de ser una revista con productos a la venta. Se debe introducir la información justa y necesaria, aquí el dicho “cuanto más azúcar más dulce” no vale. Se debe seleccionar y resumir toda la información y hacerla atractiva.

Otros puntos a tener en cuenta para la elaboración de una memoria de actividades

– Dedícale tiempo. Es un documento que necesita mimos y trabajo, aún siendo fácil y simple en algunas ocasiones, no deja de necesitar calidad y profesionalidad porque va a ir dirigido a mucho público y es el escaparate perfecto para la transparencia y difusión de la entidad.

– Importante que los gráficos económicos ( ingresos y gastos ) estén claros y sean los correctos, no se debe inventar ni camuflar datos.

– No hace falta que la memoria sea en papel. Se puede hacer una memoria digital para colgar en la web o en cualquier plataforma, y además saldrá más económica.

 

Beneficios de la elaboración de la Memoria de Actividades

Herramienta de comunicación transparente: El público al que va a llegar nuestra memoria es un público muuuuy amplio: los socios/as deben de estar informados de qué se hace y cómo se hace en la entidad; los financiadores/colaboradores necesitan comprobar el funcionamiento de la organización; y los futuros donantes/socios/colaboradores verán el trabajo realizado, la memoria es una de las ventanas para captarlos.

Herramienta de sensibilización y evaluación : una memoria podría describir la situación del proyecto realizado en favor de cierto colectivo. De esta forma se trasforma en una herramienta muy potente de sensibilización ciudadana, mientras que, para la propia entidad, es a su vez una herramienta de evaluación de objetivos.

Herramienta de obtención de ayudas: Muchas Entidades, Organismos, Asociaciones necesitan ayudas o subvenciones para la realización de ciertas actividades dado su escaso presupuesto. Para ello una buena opción pasa por buscar ayudas o subvenciones, pero la tarea se vuelve difícil en el momento que ser requiere de la Memoria de Actividades. Todas las ayudas y subvenciones llevan, de normal, el requisito de presentación de Memoria de Actividades anual para su otorgamiento (de un año en concreto o varios) Sin una buena memoria sería imposible adquirir dichas ayudas.

– Herramienta autocrítica: la memoria puede ser un buen momento para realizar un ejercicio de autocrítica, apuntar qué cosas se hacen mal y cómo se pueden mejorar o si hemos cumplido los objetivos dentro de los valores de la entidad.

Herramienta testimonial: se puede incluir en la memoria las experiencias y testimonios de nuestros colaboradores y entidades con las que trabaja la entidad. Así podemos mostrar el carácter de trabajo en equipo tanto fuera como dentro de la entidad y dar voz a todas aquellas entidades invisibilizadas.

¿Qué estructura debe tener una memoria de actividades?

Básicamente en el índice se debe incluir:

1.- Introducción: Breve explicación del documento que estás presentando.

2.- Presentación de la entidad (Historia, objetivos, fines, áreas de trabajo…)

3.- Composición (Miembros y organigrama)

4.- Colaboradores u otras entidades que trabajan con la Asociación, Fundación…

5.- Actividades o proyectos realizados durante el año (fechas, descripciones, asistentes, empresas patrocinadoras, resultado de la actividad, fotos, etc)

6.- Presupuesto, área económica (Detallado: Ingresos y Gastos)

7.- Contacto y RRSS (Página web, dirección, Facebook con número de seguidores, twitter con número de seguidores…)
Se incluye información sobre la presencia de la asociación en redes, foros, etc. Acciones comunicativas utilizadas.

8.- Dossier de prensa (artículos y fotos escaneados y/o referenciados desde la web de los periódicos digitales o la fuente…)

 

¿Fácil verdad? Si se tiene los datos y la información necesaria, la memoria de actividades no se convierte en una tesis final de carrera… os lo aseguramos. Por tanto, la memoria es un documento muy valioso que no hay que dejar pasar el tiempo sin hacer anualmente. En Meridiano realizamos el servicio de redacción y maquetación de Memorias de Actividades.

 

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